Le télétravail chez les avocats : 3 conseils pour être efficace

La pratique du télétravail déjà répandue dans certains cabinets d’avocats, se trouve aujourd’hui imposée (un peu à la dure) par le contexte actuel dans la lutte contre la transmission du virus.

A la fin de la période de confinement, notre vie professionnelle à tous aura pris un tournant qui s’avèrera probablement définitif en termes de flexibilité dans l’organisation et les méthodes de travail.

Ce qui est certain, c’est qu’avant de devenir un·e habitué·e du télétravail, il faut se préparer. En ce sens, Diapaz vous propose quelques conseils pour travailler à distance de manière efficace dans votre cabinet d’avocats.

Conseil n°1 : Planifier et organiser son télétravail dans les meilleures conditions

Aménagez un espace de travail dédié

Essayez de vous couper de toute distraction (humaine, matérielle et digitale) pour rester concentrer. Lumière naturelle et température ambiante agréable sont deux conditions qui devraient être réunies pour maximiser votre productivité et bien-être.

 Il ne suffit pas non plus d’être bien placé mais pour éviter les troubles musculosquelettiques liés au télétravail il faut aussi être bien équipé avec une bonne chaise, un bureau et surtout des ordinateurs portables ou fixes performants. En tant qu’avocat, vous passez la majeure partie de votre temps à rédiger. Une des missions de Diapaz est ainsi de vous fournir des équipements informatiques fiables et puissants pour réunir les conditions idéales dans votre cabinet et chez vous, notamment avec les ordinateurs, écrans et accessoires Dell Technologies.

Les collaborateurs du cabinet Le Faucheur Avocats sont équipés de matériel informatique performant, avec 2 écrans pour un meilleur confort de travail.

Vincent Le Faucheur, fondateur du cabinet Le Faucheur Avocats, a cherché quels outils pourraient soulager ses équipes sur chacune de ces tâches afin que chacun puisse se consacrer à son cœur de métier. Retrouvez son témoignage sur notre site.

Organisez vos journées

Planifier et organiser correctement votre journée est essentiel et ne prend pas plus de quelques minutes. Pour cela utilisez un rétroplanning pour déterminer plus facilement les différents degrés de priorités dans vos tâches.

Organiser sa journée signifie également planifier vos temps de pause et de déconnexion et de respecter ces derniers. Il est parfois difficile d’appliquer cela, surtout quand vous avez des situations urgentes à gérer avec vos clients et confrères. Cependant pour votre bien-être et celui de tous les membres de votre cabinet, il est important de respecter ces pauses surtout en télétravail où contrairement aux idées reçues nous tendons tous à travailler plus qu’au cabinet.

Conseil n°2 : Maintenez le lien de confiance entre tous les membres de votre cabinet

Restez en contact

Prenez l’habitude d’envoyer des messages proactifs pour vous faire entendre sur des sujets importants, de cette façon vous resterez connecté à la vie quotidienne de votre cabinet même si vous êtes à distance. Il est important de tenir informé les membres de votre cabinet de vos progrès, de leur faire part des défis auxquels vous êtes confronté, et une fois encore, socialiser tout simplement.

Donnez et recevez des retours d’expérience sur la mise en place du télétravail et l’avancée de vos dossiers

Même si vous n’êtes pas au cabinet, souvenez-vous que vous devez tout de même gérer correctement vos relations. N’oubliez pas que le meilleur moyen de donner des retours d’expérience est en face ou a minima par téléphone ou visioconférence. De cette façon, vous pourrez ressentir l’intonation et interpréter le comportement non verbal plus facilement. Cela vous permettra également de vous corriger et de clarifier votre parole plus facilement.

Diapaz et Microsoft tenaient un événement le 30 janvier dernier sur la « transformation digitale et l’expérience collaborateur : leviers de croissance pour les cabinets d’avocats »

Lors de la conférence autour de « l’innovation digitale au service de la QVT (qualité de vie au travail) », Me Nathalie Lenfant (Associée dans le cabinet Ravel Avocats) et Sandy Rault (Responsable Prescripteurs et Affaires Publiques) ont expliqué les raisons pour lesquelles l’idée de la qualité de vie au travail est un enjeu stratégique pour les avocats notamment par le gain de productivité de tous les membres des cabinets et l’attraction et rétention des talents. Un des points cités par la Lettre des Juristes d’Affaires en 2018 impactant la qualité de vie au travail chez les avocats est le contact difficile en raison de :

• Un fonctionnement autonome qui implique un manque de relations sociales
• Une communication cloisonnée et l’absence de transparence : le collaborateur voit rarement son associé ou ce dernier n’a que très peu de temps à lui accorder
• Un manque d’accompagnement managérial

Ne pas maintenir le lien de confiance et ne pas remettre l’humain au cœur de l’activité de son cabinet peut entraîner de nombreux problèmes de coûts et de risques de désorganisation impactant considérablement la performance de son cabinet.

Conseil n°3 : Le travail à distance ne veut pas dire travailler seul

Évitez le sentiment d’isolement

A titre d’exemple pour maintenir le lien de confiance, au sein d’une équipe vous pouvez vous organiser chaque matin une réunion un peu informelle pour échanger sur des commodités, sur comment chacun gère la période de confinement et pour simplement prendre des nouvelles.

Une des missions les plus importantes qu’il faut porter dans votre cabinet c’est de vérifier que personne n’est oublié, prenez de leurs nouvelles régulièrement : associés, collaborateurs, secrétaires générales, office manager, assistants, stagiaires, fonctions supports… Tous les membres de votre cabinet doivent être bien installés avec des outils adaptés à leurs missions. Cela contribue à la qualité de vie au travail dans votre cabinet et renforce de manière directe la relation que votre cabinet entretient avec vos clients.

Utilisez les technologies pour maintenir le lien et travailler efficacement

Concernant les membres de vos équipes : contactez-les par téléphone ou visioconférence plusieurs fois par semaine pour leur expliquer où vous en êtes, recevoir leur feedback et socialiser un peu. Pour réaliser cela, votre cabinet est face à trois axes stratégiques : la mobilité, le travail collaboratif et la sécurisation de vos données.

Voici quelques-unes des recommandations de Diapaz :

• Une connexion Internet de qualité. Votre bande passante doit être suffisante et constante pour éviter les lenteurs pendant votre télétravail.
• Assurez-vous d’avoir une solution de sauvegarde fiable. Les ordinateurs restent des appareils qui peuvent tomber en panne. Une solution Cloud vous permet d’accéder à toutes les informations clés de votre cabinet de manière sécurisée à tout moment et en tout lieu.
• Diapaz a obtenu une triple certification, ISO 20 000, ISO 27 001 et ISO 27 018, garantie de qualité dans le traitement des données de ses clients avocats.

Harmonisez les solutions digitales utilisées au sein de votre cabinet telles que :

• Une messagerie qui vous permettra de faire usage de calendriers partagés pour mieux connaître vos disponibilités ;
• Une plateforme de partage et de collaboration comme Microsoft Teams pour organiser vos réunions en visio-conférences en interne et externe, partager et collaborer sur vos documents à plusieurs en temps réel et communiquer plus facilement au sein de votre cabinet et avec vos clients ;
• Un espace de stockage sécurisé dans le Cloud comme Sharepoint ou OneDrive.

Le télétravail destiné aux avocats : la vision de Diapaz

Il existe une multitude d’outils digitaux sur le marché, il est alors difficile de s’y retrouver, de faire son choix et d’investir dans une ou des solutions pour gagner en efficacité. 

Fort de son expertise métier et de son regard sur les tendances technologiques futures, Diapaz a pour objectifs d’améliorer considérablement la productivité, la rentabilité et la valorisation de ses clients.  

Ces objectifs sont atteints grâce à la transformation digitale profonde des cabinets d’avocats clients Diapaz, permettant une meilleure collaboration, mobilité et sécurisation des données à travers des services modulables et convergents :  

• Logiciel métier complet regroupant toutes les solutions nécessaires au bon fonctionnement des cabinets d’avocats. 
• Services de messagerie et de téléphonie adaptés. 
• Stockage de documents 100% sécurisé et hébergé en France. 
• Maintenance informatique pour garantir aux services Diapaz pérennité et fiabilité. 

De nombreux piliers sont importants pour assurer la mise en place de ces services. C’est pourquoi Diapaz a toujours pu compter sur des partenaires forts comme Dell Technologies, apportant à nos clients des équipements informatiques puissants pour réunir les conditions idéales au bien-être des collaborateurs et à leur performance. 

De plus, grâce à sa certification sur Microsoft Azure, Diapaz vous permet également de virtualiser vos applications métiers (qui n’étaient pas pensées pour le travail à distance) dans le Cloud. Vous accéderez ainsi plus facilement à vos documents, vos collaborateurs gagneront en rapidité d’exécution et vos clients seront rassurés du fait que leurs dossiers seront traités dans les temps. 

Participez à notre futur Webinar sur l’organisation des cabinets d’avocats en télétravail.

Découvrez comment rester productif à distance, optimiser la collaboration et centraliser toutes les informations clés de votre cabinet et de manière sécurisée en vous inscrivant gratuitement à notre prochain webinar.