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Optimisez l’organisation de votre cabinet d’avocats pour gagner en efficacité 

Grâce à des process adaptés et à des outils performants, transformez la complexité de la gestion d’un cabinet en pleine croissance, en nouvelles opportunités pour pérenniser votre activité.

1. S’installer

2. Développer

3. Organiser

4. Rentabiliser

5. Valoriser

L’association, point de départ de la structuration du cabinet

Le besoin d’organisation du cabinet est particulièrement important lorsque des projets d’association sont en jeu, car cela soulève de nombreux challenges simultanément :

  • Harmonisation des méthodes de travail
  • Décentralisation du pouvoir de décision (augmentation du nombre de décisionnaires)
  • Croissance de la taille des équipes
  • Nécessité de collaboration sur des projets transverses
  • Besoin de communication renforcé (nouvelle image de marque, annonce de nouveautés, …)
  • Sans oublier l’environnement actuel du marché avec ses propres enjeux : concurrence, numérisation, recrutement des talents, etc.

La productivité est le dénominateur commun pour transformer ces changements en réelles opportunités de développement.

Proverbe africain

«  Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. »

Organisez votre cabinet pour une meilleure productivité

Définissez des règles de fonctionnement communes à l’ensemble des équipes afin d’harmoniser les pratiques, de mutualiser les ressources (RH, informatique, etc.) et d’optimiser l’organisation.
Gagnez du temps sur les tâches chronophages en les déléguant à votre logiciel. Adaptez votre environnement aux nouvelles méthodes de travail en favorisant la collaboration et la mobilité, en toute sécurité. Ces innovations faciliteront le recrutement et la fidélisation des talents.
Grâce aux outils de partage et à l’accélération des process internes, améliorez la qualité de service, la transparence et votre disponibilité pour vos clients, sans effort supplémentaire.
Enfin, dotez les associés d’outils d’aide à la décision précis et alimentés en temps réel. Au-delà du pilotage quotidien des activités, suivez le temps non facturable investi par chacun pour faire avancer les projets stratégiques, et évaluez leur retour sur investissement.

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1. Mettez en place des process commerciaux efficaces

Comme toute entreprise, du premier contact à la facturation, le cabinet d’avocats doit se structurer pour satisfaire ses clients et maîtriser sa rentabilité.
Répondez aux exigences croissantes de disponibilité, de qualité et de transparence avec un CRM performant. Equipez-vous de moyens de communication (e-mails, téléphonie) flexibles et intégrés à votre logiciel pour retrouver les bonnes informations plus rapidement. Suivez la rentabilité de vos campagnes marketing pour adapter vos actions.
Améliorez la fiabilité, le niveau de détail et la rapidité de votre facturation. Avec un suivi des temps précis et exhaustif sans ressaisie, des alertes sur l’atteinte des plafonds de budget et d’encours, une validation simplifiée et l’automatisation des relances, vous limitez le nombre de contestations et réduisez vos délais moyens de paiement.

1. Mettez en place des process commerciaux efficaces

Comme toute entreprise, du premier contact à la facturation, le cabinet d’avocats doit se structurer pour satisfaire ses clients et maîtriser sa rentabilité.
Répondez aux exigences croissantes de disponibilité, de qualité et de transparence avec un CRM performant. Equipez-vous de moyens de communication (e-mails, téléphonie) flexibles et intégrés à votre logiciel pour retrouver les bonnes informations plus rapidement. Suivez la rentabilité de vos campagnes marketing pour adapter vos actions.
Améliorez la fiabilité, le niveau de détail et la rapidité de votre facturation. Avec un suivi des temps précis et exhaustif sans ressaisie, des alertes sur l’atteinte des plafonds de budget et d’encours, une validation simplifiée et l’automatisation des relances, vous limitez le nombre de contestations et réduisez vos délais moyens de paiement.

2. Facilitez la production documentaire

Organisez votre espace de stockage pour qu’il reflète votre activité, et que chacun puisse retrouver ce qu’il cherche sans aucune perte de temps.
Homogénéisez votre base documentaire : assurez-vous que chaque document contient les bonnes informations et qu’il respecte la charte du cabinet.
Favorisez la co-production et le partage en interne et avec vos clients. Grâce au Cloud et notamment aux outils de la suite Office365, co-éditez un document simultanément, mettez-le à disposition d’une ou plusieurs personnes avec des niveaux de droits adaptés. Chacun pourra accéder de façon sécurisée à la dernière version du document, quels que soient l’heure et l’endroit où il se trouve.

3. Mesurez et pilotez l’activité du cabinet

« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. » Cette devise s’applique évidemment aux cabinets d’avocats : les associés doivent intensifier la collaboration au bénéfice du cabinet pour augmenter leurs chances de réussite.
Utilisez des outils homogènes pour faciliter la communication et la prise de décision. Dans votre logiciel métier, consultez les rapports d’activité du cabinet au niveau global pour les sujets stratégiques (innovation, rentabilisation, etc.). Permettez à chaque associé de détailler les données propres à son service pour pouvoir agir au quotidien : management, satisfaction client, etc.
La Business Intelligence, avec des solutions comme Power BI, permet d’aller encore plus loin et de créer un ensemble de rapports dynamiques et personnalisés pour une analyse en profondeur.

3. Mesurez et pilotez l’activité du cabinet

« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. » Cette devise s’applique évidemment aux cabinets d’avocats : les associés doivent intensifier la collaboration au bénéfice du cabinet pour augmenter leurs chances de réussite.
Utilisez des outils homogènes pour faciliter la communication et la prise de décision. Dans votre logiciel métier, consultez les rapports d’activité du cabinet au niveau global pour les sujets stratégiques (innovation, rentabilisation, etc.). Permettez à chaque associé de détailler les données propres à son service pour pouvoir agir au quotidien : management, satisfaction client, etc.
La Business Intelligence, avec des solutions comme Power BI, permet d’aller encore plus loin et de créer un ensemble de rapports dynamiques et personnalisés pour une analyse en profondeur.

4. Le système d’information (SI), colonne vertébrale de votre organisation

Le SI va bien au-delà du logiciel métier. Il couvre l’ensemble des outils informatiques et télécoms du cabinet : téléphone, e-mails, stockage de documents, matériel, etc. Il est donc un élément essentiel de votre stratégie. Avant de vous lancer dans un tel projet, prenez le temps de la réflexion : la structuration aura des impacts à long terme sur tout le personnel du cabinet, mais aussi sur vos clients et partenaires.
Centralisez la gestion de votre SI pour gagner du temps et économiser, même si votre cabinet ne dispose pas d’un service informatique interne. Simplifiez vos démarches : reposez-vous sur un partenaire unique, avec un service client qui vous connaît et des outils convergents.
Faites-vous accompagner tout au long du processus par des experts des systèmes d’information appliqués aux cabinets d’avocats.