Rentabilisez l’activité de votre
cabinet d’avocats

Analysez l’activité de votre cabinet d’avocats à la recherche des manques à gagner et des coûts cachés qui altèrent votre rentabilité. Améliorez votre productivité avec des outils adéquats et des process optimisés. 

1. S’installer

2. Développer

3. Organiser

4. Rentabiliser

5. Valoriser

La rentabilité dans un cabinet d’avocats, kesako ? 

On peut définir simplement la rentabilité comme la différence entre le chiffre d’affaires et les charges du cabinet. Cependant, une telle approche est imprécise, notamment parce que la notion de résultat diffère selon les modes d’exercice. Complétez-la alors avec une analyse de la rémunération des associés et une analyse de votre niveau de productivité, calculé en fonction du chiffre d’affaires généré par avocat producteur (collaborateur ou associé).

A la lumière des défis actuels (concurrence, interprofessionnalité, numérisation de l’économie, …), la question de la rentabilité s’impose pour tous les cabinets d’avocats cherchant à développer ou à pérenniser leur activité. Le pilotage stratégique du cabinet s’oriente alors vers les gains de productivité pour maximiser le chiffre d’affaires tout en minimisant les coûts.

Vincent Le Faucheur

Le Faucheur Avocats

« Pour pouvoir embaucher à l’avenir et potentiellement investir dans des bureaux plus grands, le cabinet avait besoin de mieux se structurer pour pouvoir supporter les coûts (amortir l’investissement). Au cours des 2 dernières années, nous avons ainsi pu augmenter le CA de 30% avec le même nombre de collaborateurs. »

Agissez efficacement sur la rentabilité de votre cabinet

En général la question de la rentabilité se pose lorsque justement, elle n’est pas à la hauteur des résultats escomptés. Il faut alors en déterminer l’origine : la responsabilité est-elle à imputer à un dossier, un client ou au cabinet lui-même ? L’analyse des indicateurs clés permet de restituer une image de l’activité. Vous pouvez ainsi vous situer sur les différents axes stratégiques :

  • Choix des clients et des dossiers en fonction de leur rentabilité estimée ou réelle
  • Justesse des prix par rapport à l’investissement requis
  • Pertinence des procédures internes (saisie des temps, facturation, relance, prospection…)
  • Efficacité de l’organisation du travail (flexibilité, mobilité, outils de collaboration…).
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1. Optimisez vos efforts en matière commerciale

Pour développer l’activité, les associés consacrent du temps à la recherche d’opportunités commerciales. Ce temps non-facturable est un investissement : le considérer comme tel permet de mieux mesurer l’effort fourni par rapport aux retours obtenus, autrement dit la rentabilité de ces actions.

D’autre part, de véritables process doivent être mis en place pour obtenir un maximum de résultats pour chaque action menée.

Lors d’un événement, assurez-vous que la totalité des contacts collectés sont bien renseignés dans votre logiciel métier, même s’il n’y avait pas de projet immédiat. Vous pourrez ainsi tracer les retombées de l’événement de façon plus exhaustive et sur une longue durée.

Enfin, mettez en place un process de suivi et de remerciement des clients ambassadeurs pour mesurer leur impact et les encourager à poursuivre.

1. Optimisez vos efforts en matière commerciale

Pour développer l’activité, les associés consacrent du temps à la recherche d’opportunités commerciales. Ce temps non-facturable est un investissement : le considérer comme tel permet de mieux mesurer l’effort fourni par rapport aux retours obtenus, autrement dit la rentabilité de ces actions.

D’autre part, de véritables process doivent être mis en place pour obtenir un maximum de résultats pour chaque action menée.

Lors d’un événement, assurez-vous que la totalité des contacts collectés sont bien renseignés dans votre logiciel métier, même s’il n’y avait pas de projet immédiat. Vous pourrez ainsi tracer les retombées de l’événement de façon plus exhaustive et sur une longue durée.

Enfin, mettez en place un process de suivi et de remerciement des clients ambassadeurs pour mesurer leur impact et les encourager à poursuivre.

2. Gagnez en rigueur dans vos process de facturation

Êtes-vous certain que toutes les heures de production sont facturées, et à leur juste valeur ? Pour cela, la facturation doit se rapprocher le plus possible de la production. Ainsi, non seulement les données seront plus fiables, mais la compréhension des clients sera meilleure. In fine, vos délais de paiements seront réduits et le recouvrement sera facilité avec moins de contestations.

Automatisez un maximum de tâches pour aller plus vite et limiter les erreurs de saisie : récupération des temps saisis pour préparer les factures, process de validation, relances, etc.

3. Flexibilisez le travail pour gagner en productivité

Facilitez la mobilité des collaborateurs pour se conformer aux nouvelles méthodes de travail plébiscitées par les plus jeunes, mais surtout pour éviter toute perte de temps.

Avec le Cloud, profitez des temps morts (transports, attente avant une audience…) pour saisir les temps ou contrôler les factures. Favorisez le télétravail pour réduire votre dépendance aux éléments extérieurs (intempéries, grèves de transport…) et la fatigue des collaborateurs.

Les outils collaboratifs, inclus notamment dans la suite Microsoft Office 365 permettent d’être efficaces grâce à la co-édition de documents, à l’échange par messagerie instantanée historisée ou encore la création d’espaces de travail virtuels avec vos clients. Ainsi, nul besoin que tous soient au même endroit, ni tous ensemble au même moment !

3. Flexibilisez le travail pour gagner en productivité

Facilitez la mobilité des collaborateurs pour se conformer aux nouvelles méthodes de travail plébiscitées par les plus jeunes, mais surtout pour éviter toute perte de temps.

Avec le Cloud, profitez des temps morts (transports, attente avant une audience…) pour saisir les temps ou contrôler les factures. Favorisez le télétravail pour réduire votre dépendance aux éléments extérieurs (intempéries, grèves de transport…) et la fatigue des collaborateurs.

Les outils collaboratifs, inclus notamment dans la suite Microsoft Office 365 permettent d’être efficaces grâce à la co-édition de documents, à l’échange par messagerie instantanée historisée ou encore la création d’espaces de travail virtuels avec vos clients. Ainsi, nul besoin que tous soient au même endroit, ni tous ensemble au même moment !

4. Accélérez votre accès aux données d’analyse pour prendre les meilleures décisions

Les charges relatives aux ressources humaines représentent une large majorité des décaissements immédiats des cabinets, de la même manière que les entreprises de services en général. Le pilotage de ces ressources est donc un facteur essentiel pour la maîtrise des coûts. Pourtant, il est trop souvent négligé dans les cabinets d’avocats.

Des rapports directement issus de votre logiciel de production sont idéaux pour avoir une vision claire de l’activité du cabinet, sans délai. Par exemple, visualisez très rapidement les clients à risque pour prendre les bonnes décisions avant qu’il ne soit trop tard. De même, améliorez la mesure de la charge de travail des collaborateurs pour anticiper, par exemple, des besoins en recrutement.

Sur du plus long terme, des outils basés sur la Business Intelligence peuvent vous permettre d’approfondir l’analyse des coûts et des recettes pour en dégager des tendances de fond.

5. Faites-vous accompagner pour identifier vos axes de progression

L’optimisation de votre rentabilité repose sur des problématiques complexes avec de multiples facteurs : mieux définir les champs de son activité (domaines, clients, etc.), structuration des process de facturation et de recouvrement, organisation des temps de travail… Des contextes particuliers comme l’acquisition d’une structure, une nouvelle association, ou une réorganisation interne peuvent ajouter de la complexité et de l’inquiétude dans les équipes concernées.

Avec Xelya Conseil, bénéficiez d’un regard extérieur pour analyser en profondeur les points forts et axes d’amélioration au sein de votre cabinet ; le tout pour vous proposer des solutions adaptées. Enfin, faites-vous accompagner, par nos équipes, pour mener une politique de conduite du changement pour aider et encourager vos collaborateurs à suivre vos orientations stratégiques.

5. Faites-vous accompagner pour identifier vos axes de progression

L’optimisation de votre rentabilité repose sur des problématiques complexes avec de multiples facteurs : mieux définir les champs de son activité (domaines, clients, etc.), structuration des process de facturation et de recouvrement, organisation des temps de travail… Des contextes particuliers comme l’acquisition d’une structure, une nouvelle association, ou une réorganisation interne peuvent ajouter de la complexité et de l’inquiétude dans les équipes concernées.

Avec Xelya Conseil, bénéficiez d’un regard extérieur pour analyser en profondeur les points forts et axes d’amélioration au sein de votre cabinet ; le tout pour vous proposer des solutions adaptées. Enfin, faites-vous accompagner, par nos équipes, pour mener une politique de conduite du changement pour aider et encourager vos collaborateurs à suivre vos orientations stratégiques.