Optimisez la production et le partage de documents dans votre cabinet d’avocats

Automatisez les tâches chronophages (classement, recherche, mise en page) pour accélérer et améliorer la qualité de la production documentaire pour l’ensemble du cabinet.

Renforcez votre productivité grâce à la GED intégrée

Les documents que vous produisez représentent un enjeu stratégique à la fois pour optimiser la gestion du temps de vos collaborateurs, mais également pour professionnaliser l’image du cabinet.

Grâce à une GED (Gestion Electronique des Documents) parfaitement intégrée au cœur de votre système d’information et basée dans le Cloud, bénéficiez d’avantages innovants en termes de mobilité, de sécurité et de collaboration. Gagnez en efficacité au quotidien, adaptez-vous aux nouvelles méthodes de travail plébiscitées par les jeunes collaborateurs et répondez aux exigences légales et commerciales en matière de sécurité des données.

Au-delà de ses propres solutions de stockage de documents, Diapaz propose les fonctionnalités novatrices de la suite Office 365 à travers l’intégration de Sharepoint à son écosystème.

Structure personnalisée et automatisée de la GED 

Organisation optimisée de l’espace de stockage

Gagnez en efficacité en diminuant le temps passé à chercher des documents. L’arborescence de la GED est automatiquement générée avec un dossier unique par client, dans lequel chaque affaire est organisée dans un sous-dossier dédié.

Personnalisation de la structure de la GED

Structurez vos dossiers selon vos usages et besoins, et harmonisez l’organisation des documents pour l’ensemble du cabinet. Paramétrez une arborescence-type pour chaque domaine (finance, droit social, etc), permettant ainsi d’avoir une arborescence adaptée à la typologie conseil ou contentieux du domaine.

A chaque création de nouveau dossier dans votre logiciel par un collaborateur, l’arborescence est créée automatiquement dans votre espace de stockage en fonction des paramètres prédéfinis. En cas de changement de client dans le dossier, l’arborescence sera également mise à jour sans action de votre part.

Aucune gestion manuelle nécessaire

Structure personnalisée et automatisée de la GED 

Organisation optimisée de l’espace de stockage

Gagnez en efficacité en diminuant le temps passé à chercher des documents. L’arborescence de la GED est automatiquement générée avec un dossier unique par client, dans lequel chaque affaire est organisée dans un sous-dossier dédié.

Personnalisation de la structure de la GED

Structurez vos dossiers selon vos usages et besoins, et harmonisez l’organisation des documents pour l’ensemble du cabinet. Paramétrez une arborescence-type pour chaque domaine (finance, droit social, etc), permettant ainsi d’avoir une arborescence adaptée à la typologie conseil ou contentieux du domaine.

A chaque création de nouveau dossier dans votre logiciel par un collaborateur, l’arborescence est créée automatiquement dans votre espace de stockage en fonction des paramètres prédéfinis. En cas de changement de client dans le dossier, l’arborescence sera également mise à jour sans action de votre part.

Aucune gestion manuelle nécessaire

Base documentaire intégrée au logiciel 

Modèles standards

Uniformisez votre base avec des modèles de documents Word, PDF et e-mails (courrier-type, facture, courrier de relance, etc.). Conformes à la charte graphique du cabinet, ils permettront une harmonisation de la mise en page et une plus grande rapidité de production.

L’intégration de champs personnalisés permettra de reprendre les informations issues du logiciel, automatiquement, selon le principe du publipostage.

Pour gagner un maximum de temps, les documents sont directement accessibles selon leur nature depuis les différentes pages du logiciel.

Base documentaire renforcée et personnalisée

A partir des modèles standards proposés par Diapaz, vous pouvez également créer de nouveaux modèles personnalisés et paramétrer les endroits à partir desquels ils seront accessibles. Deux moteurs de génération de contenus sont à votre disposition pour travailler vos documents aux formats Word et PDF.

Homogénéisation et personnalisation des documents

Plugins Word et Outlook

« Parapheur » numérique

Réduisez vos impressions sur papier et gagnez du temps pour la validation des documents. La personne en charge est notifiée de toute nouvelle soumission et peut valider le document en un clic dans le logiciel.

Sélection automatique du dossier pour l’enregistrement

Générez des documents Word dans le logiciel Diapaz et enregistrez-les automatiquement au bon endroit dans votre arborescence. De la même manière, sauvegardez automatiquement les pièces jointes de vos e-mails reçus sur votre messagerie Outlook dans les bons dossiers.

Automatisation des process de validation et d’enregistrement

Plugins Word et Outlook

« Parapheur » numérique

Réduisez vos impressions sur papier et gagnez du temps pour la validation des documents. La personne en charge est notifiée de toute nouvelle soumission et peut valider le document en un clic dans le logiciel.

Sélection automatique du dossier pour l’enregistrement

Générez des documents Word dans le logiciel Diapaz et enregistrez-les automatiquement au bon endroit dans votre arborescence. De la même manière, sauvegardez automatiquement les pièces jointes de vos e-mails reçus sur votre messagerie Outlook dans les bons dossiers.

Automatisation des process de validation et d’enregistrement

Accessibilité et sécurité des documents 

Accès aux fichiers

Créez vos documents et accédez-y indifféremment depuis le serveur de fichiers ou depuis le logiciel Diapaz : les deux outils sont totalement intégrés pour apporter une vue identique de votre base documentaire quel que soit votre point d’entrée.

Sécurité et respect de la réglementation

Tous vos documents sont hébergés dans des datacenters basés en France, dans le plus grand respect des normes de sécurité et des réglementations en vigueur. Pour garantir cette protection, Xelya, maison-mère de Diapaz, est engagée dans une démarche de triple certification ISO 20000, ISO 27001 et ISO 270018. Ces normes régissent en particulier les process de sécurisation des systèmes d’information, de stockage de données dans le Cloud et couvrent l’ensemble des exigences liées au RGPD (Règlement Européen de Protection des Données).

Accès et stockage sécurisé, accessible depuis n’importe où et sur tous les appareils

Renforcement du travail collaboratif 

Co-édition des documents

Travailler à plusieurs sur un même document est un besoin fréquent, avec vos collaborateurs ou vos clients, que vous soyez en déplacement, en télétravail ou dans des bureaux différents. Avec la GED intégrée à Sharepoint, accédez toujours à la dernière version du document et collaborez facilement. Voyez qui est connecté et les modifications en cours, tchatez et accédez aux versions précédentes en cas de besoin.

Espace de travail collaboratif

Avec Office 365 et Diapaz, bénéficiez d’espaces de travail privilégiés pour communiquer avec l’ensemble de vos interlocuteurs internes et externes, partager des fichiers, organiser vos réunions, etc. L’intégration des outils Microsoft et Diapaz permet une fluidité de navigation en limitant les besoins de ressaisie et en facilitant l’accès aux éléments.

Collaboration interne et externe, sur place ou à distance comme si vous étiez au cabinet

Renforcement du travail collaboratif 

Co-édition des documents

Travailler à plusieurs sur un même document est un besoin fréquent, avec vos collaborateurs ou vos clients, que vous soyez en déplacement, en télétravail ou dans des bureaux différents. Avec la GED intégrée à Sharepoint, accédez toujours à la dernière version du document et collaborez facilement. Voyez qui est connecté et les modifications en cours, tchatez et accédez aux versions précédentes en cas de besoin.

Espace de travail collaboratif

Avec Office 365 et Diapaz, bénéficiez d’espaces de travail privilégiés pour communiquer avec l’ensemble de vos interlocuteurs internes et externes, partager des fichiers, organiser vos réunions, etc. L’intégration des outils Microsoft et Diapaz permet une fluidité de navigation en limitant les besoins de ressaisie et en facilitant l’accès aux éléments.

Collaboration interne et externe, sur place ou à distance comme si vous étiez au cabinet