Gérez efficacement la facturation de votre
cabinet d’avocats

Facturez plus efficacement : gagnez du temps, réduisez les erreurs et oublis et raccourcissez le délai entre production et facturation grâce à un maximum d’automatisation.

Une facturation optimisée : un accélérateur pour votre développement

Mettez en place une facturation maîtrisée, transparente et rapide : cela aura un impact à tous les niveaux du cabinet.

En premier lieu, évitez l’incompréhension de vos clients en facturant rapidement après la production, avec un maximum de détails et conformément aux conditions fixées. Ils seront plus enclins à régler dans les temps et sans remettre en cause les montants demandés.

Soulagez vos facturiers des tâches chronophages : moins de ressaisie, moins d’erreurs et d’oublis qui impliquent de rééditer les factures et de faire des avoirs.

Enfin, bénéficiez d’outils fiables pour piloter votre rentabilité au quotidien.

Aide à la préparation de la facturation

Valorisation automatique des éléments de dossier

Facilitez la préparation des factures en l’anticipant dès les phases de création des fiches clients, et des dossiers. Les paramètres définis à ces étapes permettront de définir vos lignes directrices : plafond de budget et d’encours, facturation multi-dossiers, etc. Au moment de facturer, la valorisation des éléments de dossiers en tiendra compte automatiquement.

Contrôle et édition rapide des éléments facturables

Assurez-vous de ne rien oublier ! Une page dédiée permet de lister automatiquement tous les éléments d’un client ou d’un dossier, (diligences, frais, débours…). Il ne vous reste qu’à confirmer les données ou à ajuster les montants afin d’écarter certains éléments de la facturation ou offrir certaines diligences, sans perdre l’information du temps saisi.

Edition de documents récapitulatifs

Retrouvez en un seul endroit l’ensemble des éléments à facturer par client et/ou dossier. De nombreux états sont imprimables afin de vous donner une vision globale : cela peut également vous servir à fournir des points d’étape à vos clients avant d’établir les factures définitives.

Récupération automatique des éléments et modification facile

Aide à la préparation de la facturation

Valorisation automatique des éléments de dossier

Facilitez la préparation des factures en l’anticipant dès les phases de création des fiches clients, et des dossiers. Les paramètres définis à ces étapes permettront de définir vos lignes directrices : plafond de budget et d’encours, facturation multi-dossiers, etc. Au moment de facturer, la valorisation des éléments de dossiers en tiendra compte automatiquement.

Contrôle et édition rapide des éléments facturables

Assurez-vous de ne rien oublier ! Une page dédiée permet de lister automatiquement tous les éléments d’un client ou d’un dossier, (diligences, frais, débours…). Il ne vous reste qu’à confirmer les données ou à ajuster les montants afin d’écarter certains éléments de la facturation ou offrir certaines diligences, sans perdre l’information du temps saisi.

Edition de documents récapitulatifs

Retrouvez en un seul endroit l’ensemble des éléments à facturer par client et/ou dossier. De nombreux états sont imprimables afin de vous donner une vision globale : cela peut également vous servir à fournir des points d’étape à vos clients avant d’établir les factures définitives.

Récupération automatique des éléments et modification facile

Des factures personnalisées et complètes

Validation en un clic

Comme vu ci-dessus, l’étape de préparation de la facturation est réduite à une simple phase d’arbitrage et permet de passer en un seul clic de la validation à la facturation.

Conformité du process de facturation à la règlementation

Lors de la création de la facture, modifiez et adaptez le montant total en appliquant par exemple un « write off ». A cette étape, toutes les modifications sont encore possibles et réversibles.

Validez votre facture : elle prend un numéro séquentiel, chronologique et unique. Elle sera définitivement verrouillée par son envoi au client.

Personnalisation du contenu et de la mise en forme

Paramétrez vos modèles de factures et vos courriers d’accompagnement pour respecter la mise en page, la forme et le contenu en fonction des besoins et usages de votre cabinet (couleurs, logo, textes par défaut…). Pour chaque facture émise, il sera également possible de choisir le niveau de détail à appliquer.

Facturation rapide, complète et personnalisée

Gestion de la facturation multi-clients

Quel cabinet n’a jamais vécu cette situation : après des mois de travail sur un dossier, le client demande de refacturer l’ensemble de la prestation sur toutes les filiales impliquées. Une tâche chronophage, souvent effectuée à la main.

Gagnez du temps et évitez les risques d’erreurs de saisie : indiquez la répartition en pourcentage sur les différents clients ajoutés au dossier concerné, et refacturez d’un simple clic !

Modification de la répartition de la facturation en un clic

Gestion de la facturation multi-clients

Quel cabinet n’a jamais vécu cette situation : après des mois de travail sur un dossier, le client demande de refacturer l’ensemble de la prestation sur toutes les filiales impliquées. Une tâche chronophage, souvent effectuée à la main.

Gagnez du temps et évitez les risques d’erreurs de saisie : indiquez la répartition en pourcentage sur les différents clients ajoutés au dossier concerné, et refacturez d’un simple clic !

Modification de la répartition de la facturation en un clic

Gestion des répartitions d’honoraires par avocat 

Intégrez les clés de répartition d’honoraires entre apporteurs et producteurs (multi-apporteurs et multi-responsables). Définissez les pourcentages de répartition au niveau du dossier pour qu’ils s’appliquent automatiquement à toutes les factures émises. En cas de besoin, il sera toujours possible de gérer les exceptions sur chaque facture.

A partir des règles de répartition paramétrées, visualisez l’ensemble des montants facturés et encaissés pour chaque avocat dans des rapports dédiés, afin de vous aider à la préparation du calcul des rémunérations.

Application automatique des règles pour la facturation

Procédure de relance par client

Visualisation et relance des factures échues

Disposez d’une vue filtrable et exportable listant l’ensemble des factures impayées. Relancez le client pour chacune d’elle par mail ou par courrier à partir de documents-types (lien page GED logiciel).

Relance en masse

Identifiez les clients concernés par des retards via une vue spécifique. Vous pourrez ensuite définir votre liste de diffusion (lien page CRM) pour relancer un ou plusieurs clients, pour une ou plusieurs factures simultanément.

Suivi de l’efficacité du processus de recouvrement

Indiquez le niveau de relance pour chaque facture afin d’envoyer un courrier adapté en fonction de la gravité du retard et du nombre de relances déjà effectuées. En cas de non-paiement, datez la saisine du bâtonnier en passant la facture concernée en créance douteuse.

Visualisez dans un rapport dédié les paiements effectués suite aux relances afin de valider l’efficacité de votre processus de recouvrement.

Optimisation du processus de recouvrement

Procédure de relance par client

Visualisation et relance des factures échues

Disposez d’une vue filtrable et exportable listant l’ensemble des factures impayées. Relancez le client pour chacune d’elle par mail ou par courrier à partir de documents-types (lien page GED logiciel).

Relance en masse

Identifiez les clients concernés par des retards via une vue spécifique. Vous pourrez ensuite définir votre liste de diffusion (lien page CRM) pour relancer un ou plusieurs clients, pour une ou plusieurs factures simultanément.

Suivi de l’efficacité du processus de recouvrement

Indiquez le niveau de relance pour chaque facture afin d’envoyer un courrier adapté en fonction de la gravité du retard et du nombre de relances déjà effectuées. En cas de non-paiement, datez la saisine du bâtonnier en passant la facture concernée en créance douteuse.

Visualisez dans un rapport dédié les paiements effectués suite aux relances afin de valider l’efficacité de votre processus de recouvrement.

Optimisation du processus de recouvrement

Exports 

Exports au format LEDES

Répondez à la demande de vos clients internationaux en déposant vos factures sur les plateformes d’e-billing. Exportez toute facture au format LEDES 98B, 98BI, XML 2.0 et XML 2.1. Les codes de tâches et activités du système LEDES sont intégrés à Diapaz pour éviter toute ressaisie sur la plateforme. Les règles de saisie et formats imposés sont respectés dans le processus de facturation pour assurer le succès du dépôt.

Exports comptables

Exportez les informations comptables saisies dans le logiciel dans les formats compatibles avec les principaux logiciels de comptabilité. Diapaz permet de gérer une comptabilité sur les débits, une comptabilité sur les encaissements ou une comptabilité de trésorerie. La création de comptes clients tiers peut être automatisée lors de la création de la fiche client et les journaux comptables (journal de vente et de banque) sont paramétrables.

Compatibilité avec les principaux
outils du marché