10 conseils pour optimiser son temps, améliorer sa productivité
C’est un constat, de nombreux avocats perdent lourdement en productivité, et cela pour plusieurs raisons : agenda imprévisible, demandes incessantes des clients, parfois impatients, qui téléphonent plusieurs fois par jour, avocats qui enfilent de trop nombreuses casquettes et ne délèguent pas assez…
Il est désormais nécessaire de mieux gérer son temps pour pouvoir développer son activité plus sereinement et se focaliser sur son cœur de métier.
Passons en revue 10 bonnes pratiques simples à mettre en place au sein du cabinet et qui permettent de gérer son temps plus efficacement :
- Toujours se donner des objectifs à accomplir dans la journée et les formaliser à l’écrit. Cela permet de se tenir à une liste de tâches précise et de ne pas en sortir.
- Établir une liste des trois tâches les plus importantes à réaliser dans la journée, ce qui permet de toujours recadrer son attention sur le principal malgré les diverses distractions auquel l’avocat peut être confronté.
- Apprendre à déléguer ! Les avocats ont souvent tendance à endosser tous les rôles du cabinet à la fois au lieu de se concentrer sur le cœur de leur activité. Transférer les tâches annexes trop chronophages semble indispensable pour pouvoir fournir un travail de qualité.
- Se réserver une heure dans la journée sans aucune interruption pour une productivité maximale.
- Savoir identifier ses priorités chaque semaine, les tâches à réaliser qui n’ont pas pu être traitées, et mettre l’accent là où sa réelle valeur ajoutée sera la mieux exploitée.
- Ne pas se laisser distraire par de trop nombreux retours d’appels et emails ! Ceci devrait être fait seulement deux fois par jour, exception faite pour les dossiers urgents. Un simple email prévenant que vous avez bien pris connaissance de la requête et que celle-ci sera rapidement traitée est la plupart du temps suffisant !
- Bien effectuer le suivi de son temps de travail pour mettre en exergue les moments les moins productifs et permettre une facturation plus précise
- Former ses collaborateurs ! Ceci rejoint le 3ème point, il faut apprendre à déléguer. Les collaborateurs sont une ressource précieuse, et leur fournir une formation adéquate permettra de développer grandement l’activité du cabinet.
- Laisser ses collaborateurs libres dans leur façon de travailler et être transparent sur les résultats attendus. Cela leur permettra de gagner en confiance et de traiter les dossiers d’une manière optimale.
- Ne pas perdre trop de temps avec les « mauvais clients » qui ont de trop nombreuses exigences par rapport aux meilleurs clients, faisant perdre à l’avocat du temps précieux. Il faut se focaliser sur les clients les plus importants !
Un logiciel avocat adapté comme Diapaz semble alors être particulièrement utile pour améliorer la productivité de son cabinet. Celui-ci permet de décompter son temps précisément et sans effort, de fournir à ses collaborateurs des outils modernes, ou encore d’identifier les dossiers ou activités les plus rentables !
Diapaz, c’est le système d’information tout-en-un comprenant le logiciel avocat, la téléphonie et la messagerie entièrement convergent vers le Cloud au service de la productivité de votre cabinet d’avocat.
Prenez dès à présent de bonnes résolutions pour 2017 et développez votre activité grâce à au logiciel avocat Diapaz !