Réconcilier ses collaborateurs avec la transformation digitale et la sécurité
Présenté par Valérie MACULEWICZ, Lead Manager Diapaz et Yann LECLERC, Avocat Counsel chez CMS Francis Lefebvre Avocats
La profession d’avocat fait face à différents défis ; en effet de nombreuses questions se posent : comment faire face à l’apparition d’une concurrence accrue (développement des legaltechs), fidéliser ses clients, adapter son business model face à des clients qui recherchent désormais des solutions à leurs problèmes sur internet, fidéliser ses collaborateurs pour éviter le turnover ?
Par ailleurs, il est important d’adapter une stratégie de marque et tirer parti de l’évolution de la société. Il faut donc moderniser les conditions de travail à travers l’utilisation de nouveaux outils.
Au cours de cet atelier, différents thèmes ont été abordés :
Pourquoi y-a-t-il un besoin de digitalisation et de sécurité ?
Les cabinets d’avocats évoluent de plus en plus vite et se digitalisent rapidement. Afin de répondre aux nouvelles attentes de leurs clients ainsi que de leurs collaborateurs, de nouvelles solutions et outils sont mis en place.
A titre d’exemple, les équipes demandent de plus en plus des lieux de travail qui facilitent les interactions, elles veulent avoir la possibilité de travailler à distance, n’importe quand et sur n’importe quel appareil. Elles ont besoin d’outils pour communiquer, avoir accès aux informations de la structure, et rester productives peu importe l’endroit où elles se trouvent.
Pour répondre à cette tendance, de nouveaux outils digitaux ont fait leur apparition tels que : Teams, SharePoint, Skype entreprise, Stream…. Ces outils de la suite Office 365 contribuent à la sécurisation des données, sujet crucial aujourd’hui.
Avec l’avènement des outils digitaux, les cabinets d’avocats doivent redoubler de prudence face aux cyberattaques (phishing, arnaque au président, infection par malware…). La facilité de téléchargement, d’utilisation et d’accessibilité peut entrainer des failles de sécurité quand on possède les mauvais outils.
La réputation d’un cabinet ainsi que sa sécurité peuvent être atteintes en cas d’une protection inadaptée. Il est donc important de choisir les bons outils.
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter en termes de sécurité ?
Selon Yann Leclerc, Avocat Counsel chez CMS Francis Lefebvre Avocats « Le problème se situe entre le clavier et la chaise ». Le facteur humain est la plus grande faille de sécurité. La perte de données est coûteuse et ternit l’image d’un cabinet. Il est donc important de sensibiliser les collaborateurs sur les risques potentiels pour éviter une éventuelle cyberattaque. Nous conseillons de demander à votre DSI ou votre prestataire informatique de remplir ce rôle et d’en parler.
Quelques conseils pour vous prémunir de cyberattaques :
- Comment se prémunir contre le risque ? Il est conseillé de varier les mots de passe, utiliser un gestionnaire de mots de passe, avoir une sauvegarde Cloud, mettre à jour régulièrement les systèmes (logiciel, antivirus…), gestion des pièces jointes et des transferts de documents, gestion des droits et des accès, sécuriser les périphériques amovibles ou les devices externes….
- Comment réagir en cas d’attaque ? Certains réflexes sont importants en cas d’attaque, tels que : déconnecter immédiatement la machine infectée pour limiter la propagation du virus, préserver les traces, prévenir les responsables informatiques de votre organisation ou votre prestataire IT, ou encore déposer plainte auprès de la brigade de gendarmerie ou du commissariat territorialement compétent.
Le Shadow IT : Qu’est-ce que c’est et comment y faire face ?
Selon Gartner, l’entreprise de recherche en technologie, le Shadow IT regroupe l’ensemble des logiciels, services et appareils informatiques qui n’appartiennent pas au service informatique d’une organisation ou qui sont hors de contrôle.
Nous y retrouvons notamment les services de transfert de documents non sécurisés tels que : WeTransfer, Dropbox, les convertisseurs PDF en Word… Ces services ont toujours une contrepartie et sont particulièrement vulnérables aux cyberattaques, étant accessibles à tous et gratuits. Il est donc important de bien choisir ses nouveaux outils.
En général, les collaborateurs/associés ont recours au « Shadow IT », car ils pensent que l’utilisation de ces outils leur fera gagner en efficacité, productivité et mobilité. Ils vont incorporer dans leur vie professionnelle des applications qu’ils utilisent dans leur vie personnelle sans demander l’approbation aux personnes responsables de l’informatique dans le cabinet. En réalité, le fait de contourner les règles établies revient à ignorer les procédures de protection stratégiques mises en place pour la gestion, l’intégration, la sécurité et la conformité des processus.
Comment ramener la confiance dans les outils digitaux ?
Il existe aujourd’hui des multitudes d’outils digitaux sur le marché, il n’est pas simple de choisir lequel serait adapté à son activité et gagnerait l’adhésion de toutes les équipes. Nos conseils :
- Utilisez un logiciel mis à jour régulièrement et sécurisé.
- La suite Office 365 regroupe un ensemble d’applications familières et abordables et répond à ces nouveaux besoins en termes de mobilité, collaboration et sécurité qu’éprouve la profession d’avocat aujourd’hui.
- Toutefois, nous pouvons constater que le passage aux outils digitaux peut être difficile pour certains cabinets d’avocats …
La résistance aux changements
Réconcilier ses collaborateurs avec la transformation digitale et la sécurité c’est faire face en général à la résistance au changement et remporter l’adhésion de la majorité de vos équipes dans votre cabinet.
La résistance au changement est humaine. Nous sommes tous confrontés à elle à un moment donné dans notre vie professionnelle ou personnelle et ce à différents degrés. Quelle que soit l’approche que nous privilégions, nous visons tous le même but : trouver la meilleure stratégie, et sortir la tête haute des périodes de changement.
On retrouve tous en nous une part des quatre caractéristiques suivantes :
- Savoir déceler le changement
- Se précipiter dans l’action
- Redouter et rejeter le changement
- S’adapter à temps dès que le changement est synonyme de mieux*
Selon Yann Leclerc « Une fois que vous avez décidé de passer au changement, il ne faut pas hésiter à se lancer et demander de l’aide à ses confrères. » « Lors du changement il est important d’embarquer tout le monde dans le même projet. »
Avant de changer d’outils il est important de se mettre d’accord sur les problèmes présents au sein du cabinet, la solution que l’on souhaite implémenter et sa réalisation.
Si toutes les étapes sont surmontées alors vous remporterez l’adhésion de tous vos collaborateurs et associés.
*Johnson S., 2000, Qui a piqué mon fromage ?