Contrôlez l’intégrité des clients de votre
cabinet d’avocats

Inspirez-vous des process du monde de la finance pour mieux maîtriser l’identification de vos clients, et éviter ainsi les doublons, conflits d’intérêt et vous mettre en conformité avec votre devoir de vigilance.

Le SI au service de votre vigilance

Le processus KYC (Know Your Customer) a été créé pour vérifier l’identité des clients d’une entreprise. Les besoins d’un cabinet d’avocats sont similaires, surtout en B2B (Business to Business). Vous avez besoin de vous assurer de la conformité des clients face aux législations anti-blanchiment, ainsi que de leur probité et de leur solvabilité.

Pour atteindre cet objectif, appuyez-vous sur un système d’information (SI) complet et dédié à votre métier. Dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences réglementaires (RGPD notamment), constituez-vous une base client saine et complète. Conservez les preuves que vous avez effectué les démarches nécessaires dans le cadre de votre devoir de vigilance pour pouvoir facilement les présenter au bâtonnier ou au juge pénal en cas de besoin.

Identification des clients

Renseignez les informations relatives à l’identification de vos clients dans votre logiciel, dès la création de la fiche client. Des champs spécifiques vous permettent de vérifier que vous collectez les bonnes informations selon qu’il s’agit de personnes morales ou physiques.

Consignez leurs coordonnées de manière exhaustive : adresse, numéros de téléphone, adresses mail. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations pour faciliter vos échanges quotidiens, sur tous vos appareils (ordinateurs, tablettes ou smartphones) : affichage d’une carte interactive pour visualiser l’emplacement géographique, appel et envoi de mail directement depuis la fiche client.

Collecte et stockage des informations nécessaires à la vérification d’identité

Identification des clients

Renseignez les informations relatives à l’identification de vos clients dans votre logiciel, dès la création de la fiche client. Des champs spécifiques vous permettent de vérifier que vous collectez les bonnes informations selon qu’il s’agit de personnes morales ou physiques.

Consignez leurs coordonnées de manière exhaustive : adresse, numéros de téléphone, adresses mail. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations pour faciliter vos échanges quotidiens, sur tous vos appareils (ordinateurs, tablettes ou smartphones) : affichage d’une carte interactive pour visualiser l’emplacement géographique, appel et envoi de mail directement depuis la fiche client.

Collecte et stockage des informations nécessaires à la vérification d’identité

Vérification d’absence de conflit d’intérêt

Plus vous êtes nombreux, et moins vous aurez spontanément en mémoire les dossiers traités par vos collaborateurs et confrères. Prémunissez-vous du risque de conflit d’intérêt entre les différentes affaires traitées par le cabinet.

Catégorisez dans chaque dossier le rôle et la nature d’intervention de chaque client et de chaque contact. Etablissez des liens entre les clients et entre les contacts.

Visualisation des potentiels conflits d’intérêt
en un coup d’œil

Contrôle de la qualité des informations renseignées

Informations obligatoires

Garantissez un minimum d’exhaustivité et d’homogénéité dans la création de fiches clients et contacts grâce à des champs obligatoires et des champs avec des listes de valeurs prédéfinies.

Validation des données renseignées

Vous êtes tenté de restreindre la création de fiches à une équipe dédiée mais vous craignez que la saisie prenne du retard ? Autorisez chacun à saisir de nouvelles fiches tout en gardant le contrôle sur leur contenu. Les champs obligatoires permettent de s’assurer qu’aucune information importante n’a été oubliée avant l’enregistrement de la fiche.

Une étape de validation supplémentaire peut être ajoutée pour permettre à une équipe dédiée de contrôler la saisie et de confirmer en un clic la création de la fiche.

Gain de temps sur la saisie et meilleure qualité des données

Contrôle de la qualité des informations renseignées

Informations obligatoires

Garantissez un minimum d’exhaustivité et d’homogénéité dans la création de fiches clients et contacts grâce à des champs obligatoires et des champs avec des listes de valeurs prédéfinies.

Validation des données renseignées

Vous êtes tenté de restreindre la création de fiches à une équipe dédiée mais vous craignez que la saisie prenne du retard ? Autorisez chacun à saisir de nouvelles fiches tout en gardant le contrôle sur leur contenu. Les champs obligatoires permettent de s’assurer qu’aucune information importante n’a été oubliée avant l’enregistrement de la fiche.

Une étape de validation supplémentaire peut être ajoutée pour permettre à une équipe dédiée de contrôler la saisie et de confirmer en un clic la création de la fiche.

Gain de temps sur la saisie et meilleure qualité des données

Stockage des données

Conservez l’ensemble des preuves de vérification d’identité collectées de façon sécurisée.

Diapaz, à travers sa maison-mère Xelya, est engagée dans une démarche de triple certification ISO 20000, ISO 27018 et ISO 27001. Ces normes concernent en particulier la sécurité des systèmes d’informations, ainsi que le stockage des données dans le Cloud. Elles couvrent l’ensemble des exigences liées au RGPD.

Le Cloud Azure basé en France vous apporte fiabilité et flexibilité : donnez accès à chacun aux données pour lesquelles il est habilité et consultez vos données à tout moment, où que vous soyez.

Sécurisation du stockage conformément à la règlementation

Traçabilité et exploitation des données

Depuis la fiche client, retrouvez en un coup d’œil l’ensemble des informations le concernant : contacts et coordonnées, historique des appels, e-mails et rendez-vous, dossiers liés, factures, budget et encours, etc.

Tracez les changements effectués par chaque utilisateur sur chacun des éléments liés à l’identification des clients grâce à un historique des modifications.

Des vues spécifiques filtrables et exportables peuvent vous permettre d’approfondir l’analyse ou d’extraire facilement les informations demandées par le bâtonnier ou le juge pénal.

Vision d’ensemble en temps réel

Traçabilité et exploitation des données

Depuis la fiche client, retrouvez en un coup d’œil l’ensemble des informations le concernant : contacts et coordonnées, historique des appels, e-mails et rendez-vous, dossiers liés, factures, budget et encours, etc.

Tracez les changements effectués par chaque utilisateur sur chacun des éléments liés à l’identification des clients grâce à un historique des modifications.

Des vues spécifiques filtrables et exportables peuvent vous permettre d’approfondir l’analyse ou d’extraire facilement les informations demandées par le bâtonnier ou le juge pénal.

Vision d’ensemble en temps réel