Cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats :
Un module de gestion des procédures conçu par et pour les avocats
Fiche d’identité
Création en 1925
Expertise: Droit social, droit fiscal, droit des affaires et droit du travail
Classement : Best Lawyers édition 2020, IFLR 1000 édition 2020 et Chambers Global 2019
Localisation : Neuilly-sur-Seine
Forme : SELARL
Le point de départ
En 2018, le cabinet CMS Francis Lefebvre s’est rapproché des équipes Diapaz pour mettre à disposition de certains avocats un module d’agenda des procédures.
Ce projet a initialement commencé par un constat simple au sein du cabinet : la difficulté de suivre l’ensemble des procédures liées à des contentieux pour les avocats en droit social.
En effet, la procédure devant la chambre sociale de la cour d’appel étant désormais écrite et encadrée par des règles et des délais de procédure plus stricts, la gestion des procédures pour les avocats spécialisés en droit social est devenue de plus en plus complexe.
Très vite, ce besoin s’est étendu au droit fiscal et juridique, car le cabinet a constaté que de plus en plus d’avocats géraient leurs dossiers comme des projets, c’est-à-dire qu’ils s’engageaient avec leurs clients sur des durées et un suivi financier précis.
Au fur et à mesure des échanges entre les avocats et la DSI du cabinet, plusieurs points ont été soulevés:
– difficulté à suivre une procédure dans sa globalité
– complexité à définir des délais et à les respecter de fait
– risque de louper une audience ou des échéances
– limites des outils internes tels que Outlook
En plus d’être très chronophage pour tous les utilisateurs, le process de gestion augmentait considérablement le risque de voir des procédures devenir caduques quand les échéances étaient dépassées.
« L’objectif de départ était simple : gérer des procédures comme on gère des projets, c’est-à-dire en respectant des échéances et en y apportant une vision globale et rapide. »
Philippe Agazzi, DSI chez CMS Francis Lefebvre Avocats
Les étapes du projet
Quand le projet a commencé, la première préoccupation des équipes informatiques de CMS Francis Lefebvre était d’embarquer les avocats utilisateurs.
En effet, comme souvent dans un projet transverse, c’est un enjeu majeur qui garantit ou non le succès d’un projet. Plus les utilisateurs finaux sont sensibilisés à l’intérêt d’une nouvelle fonctionnalité, moins forte est la réticence au changement et plus vite se fait l’adoption à cet outil.
La première étape du projet a donc consisté à définir comment ce projet allait se dérouler. La DSI du cabinet et les équipes Diapaz ont rapidement souhaité travailler en « méthode agile », c’est-à-dire intégrer les utilisateurs tout au long du projet pour leur permettre de tester directement la nouvelle solution et de la faire évoluer selon leurs besoins sans attendre la fin du projet.
Le maître mot était donc « COLLABORATION » entre l’avocat qui définissait son besoin et les équipes informatiques qui s’adaptaient à ses demandes en y intégrant les contraintes techniques. Ce sont donc trois avocats associés qui ont intégré le projet et qui progressivement sont devenus de réels ambassadeurs auprès de l’ensemble des équipes.
La deuxième étape du projet a été de définir un cahier des charges avec les équipes de Diapaz qui s’appuyait non pas sur des développements spécifiques mais davantage sur des évolutions d’une solution déjà existante.
L’avantage de cette approche est de pouvoir compter sur une solution pérenne dans le temps, qui assure une maintenance et intègre les évolutions réglementaires et les évolutions fonctionnelles au fur et à mesure. Ce cahier des charges intégrait deux dimensions essentielles:
– simplicité d’utilisation : l’avocat utilisateur devait pouvoir construire sa procédure et paramétrer ses alertes lui-même sans faire intervenir l’équipe informatique
– reporting : les équipes (avocats ou assistantes) devaient à tout moment pouvoir consulter l’état d’avancement de la procédure et de manière très visuelle, savoir s’ils étaient en retard ou en avance sur les échéances.
Exemple de création de scénariis personalisés
Dernière étape du projet, la phase « pilote » qui consistait à faire tester la solution finale à l’ensemble des avocats pendant environ un mois et demi.
Lors de cette dernière phase, les utilisateurs finaux ont ainsi pu créer leurs procédures, paramétrer les rappels, visualiser l’état d’avancement et attribuer les différentes tâches aux personnes travaillant sur un même dossier.
Les chiffres clés du projet
réunions de pilotage
mois de projet
personnes impliquées
mois de tests réalisés par les utilisateurs finaux
procédures créées lors des tests
versions livrées du module
Un outil à forte valeur ajoutée
Un des signes de réussite du projet, en dehors de son adoption par les avocats, est que l’outil, initialement construit à la demande du département social, s’est étendu petit à petit à d’autres services du cabinet (judiciaire et fiscaliste) qui y ont vu un bon moyen de gagner en efficacité et en productivité.
Par ailleurs, étant un outil Saas (c’est-à-dire accessible sur le Cloud), ce module d’agenda des procédures a permis à la DSI du cabinet de se concentrer sur ses missions à vraie valeur ajoutée pour les avocats et de ne pas passer trop de temps à gérer les serveurs ou assurer la maintenance des outils techniques.
« Un des enjeux d’aujourd’hui pour les cabinets d’avocats, c’est comment je gagne en efficience, en efficacité et comment je produis plus rapidement pour conserver ma marge. Avec cet outil, l’avocat a une vision instantanée de l’état d’avancement de ses dossiers. »
Philippe Agazzi
Nos clients en parlent
Véronique Klein,
Directrice administrative, Cabinet KGA Avocats
« Diapaz c’est à la fois un logiciel métier qui nous permet de gérer nos dossiers en temps réel avec les autres membres du cabinet et avec nos clients, et un système d’information complet qui regroupe les éléments juridiques et financiers d’un dossier.”
« Nous sommes très satisfaits de Diapaz comparativement à ce que l’on a connu en grands cabinets. L’investissement est rentabilisé par le gain de temps : nous pouvons nous concentrer sur l’essentiel de notre travail d’avocat. »
