Retour sur la table ronde digitale Diapaz « Cabinets d’avocats : le monde d’après dès aujourd’hui »
Le jeudi 4 juin 2020 s’est tenue notre première table ronde digitale animée par Valérie Maculewicz, Lead Manager chez Diapaz et Lorène Winckel, Customer Success Manager chez Diapaz , avec la participation de Cécile Puijalon-Radu, Avocate associée et Présidente du cabinet Valoris Avocats, Vandrille Spire, Avocat associé et Directeur Général du cabinet 186 Avocats et Tarik Lahlou, Partner Development Manager chez Microsoft France.
Lors de cette table ronde, les participants nous ont donné leurs retours d’expériences sur la façon dont leurs cabinets ont vécu la période de confinement et comment ils appréhendent “le monde d’après”.
La mise en place du télétravail au sein des cabinets
La transition vers un télétravail à temps plein s’est réalisée facilement dans les cabinets de Valoris Avocats et de 186 Avocats. Déjà habitués à la pratique du télétravail notamment grâce aux outils digitaux et aux équipements informatiques à leur disposition, ces cabinets ont pu continuer à travailler de manière efficace.
Cette période de confinement a été propice à l’utilisation plus intense de certaines solutions de dématérialisation (signatures électroniques, lettres recommandées en ligne, newsletters …), au développement de l’image des cabinets (forte présence digitale), et à l’implication des équipes sur des sujets de fonds (veille juridique, développement d’offres commerciales de services …).
Le maintien du lien de confiance et de communication entre tous les membres des cabinets s’est fait naturellement. En effet chez Valoris Avocats, des réunions ont été mises en place à une fréquence plus régulière. Me Vandrille Spire du cabinet 186 Avocats a également souligné que le télétravail a permis de gagner en qualité de vie. La suppression des transports a réduit la fatigue de ses collaborateurs et a entrainé une motivation supplémentaire pour travailler de chez soi.
Pour répondre à l’explosion des outils de visioconférences et de collaboration tels que Teams, Microsoft a accéléré le développement de nouvelles fonctionnalités pour rendre les réunions à distance plus inclusives et interactives. Ces solutions ont permis aux cabinets d’avocats de garantir une continuité de l’activité et de rester en contact avec les équipes.
Les limites rencontrées à la sortie du confinement
Si la période du confinement a été finalement plutôt bien vécue par les cabinets déjà équipés de solutions adaptées au télétravail, celle-ci a fait naître des changements dans leur façon de travailler. Désormais, les cabinets d’avocats doivent s’adapter au nouveau mode de vie, à la nouvelle situation économique et se concentrer sur des problématiques bien précises.
Les participants de cette table sont unanimes quant aux bienfaits de la pratique du télétravail mais accordent une grande importance à la nécessité d’un espace de travail conforme : le cabinet « physique ».
Les intervenants émettent également des réserves sur comment garder un esprit d’équipe à distance et pourquoi il est important de savoir gérer son temps de travail et répartir son activité entre télétravail et présentiel au cabinet.
Il y a un véritable besoin dans la profession d’avocat d’être au contact de ses confrères pour assurer un meilleur partage du savoir et de la pratique :
« Dans notre métier, nous avons besoin de se rencontrer, d’échanger. Il y a une émulation collective très importante et nous progressons au contact des autres. » Vandrille Spire, 186 Avocats
Les points de vigilance relevés sont notamment liés aux règles déontologiques et au secret professionnel. Il faut donc anticiper du mieux possible le futur.
Le « monde d’après »
La digitalisation des cabinets d’avocats devient indispensable face à la pression concurrentielle et aux impacts de la crise sanitaire et économique.
Des craintes se font ressentir concernant la survie de certains cabinets qui ne se sont pas digitalisés à temps et diversifiés dans leurs offres.
L’enjeux de demain reste la confiance pour ces acteurs du droit. Le challenge actuel est de cultiver une relation étroite avec ses clients. Me Cécile Puijalon-Radu évoque également des interrogations sur la façon dont les clients réagiront au sujet de la facturation après cette crise, en se remémorant les effets de celle de 2008.
« On a beau avoir les outils de communications à disposition, on n’a pas forcément la méthode de communication. » Tarik Lahlou, Microsoft France
Il est important d’être accompagné par un partenaire de confiance qui saura conseiller les cabinets d’avocats sur les outils digitaux et matériels informatiques adaptés à leurs besoins et obligations déontologiques. Au-delà de la mise en place de ces solutions, il est plus que nécessaire de mener une conduite du changement.
