Comment bien choisir le logiciel de son cabinet d’avocats

30/03/2021

Avant de savoir comment bien choisir le logiciel de son cabinet d’avocats, il faut d’abord comprendre ce qu’est un ERP ! 

L’ERP, Enterprise Resource Planning, est un progiciel métier qui a pour principal but, celui d’optimiser l’organisation d’une entreprise grâce à l’intégration d’outils spécifiquement dédiés à votre métier. Il vous permettra de gagner énormément de temps sur vos missions quotidiennes. Fini les tâches chronophages, avec un ERP, vous pourrez travailler en toute sérénité. 

Aujourd’hui, ces logiciels se sont démocratisés et prennent une réelle place sur le marché. Il en existe de toutes sortes et pour tout type de secteur. Pour le secteur des avocats, l’ERP prendra d’autant plus de place en raison de la digitalisation des cabinets et du monde juridique. Il vous permet donc de mener une campagne de numérisation de votre entreprise et améliore radicalement la satisfaction des collaborateurs et des clients.

Cet outil devient alors indispensable à la réussite du cabinet. Mais, dans ce contexte, comment bien sélectionner le logiciel de son cabinet d’avocats ?

Nous vous proposons 3 points à prendre en compte lors de vos recherches : 

 

Définir les objectifs et besoins en logiciel pour votre cabinet d’avocats

 

Gérer un cabinet d’avocats n’est pas une mince affaire ! Entre les mails clients, les factures, les audiences ou les dossiers, l’avocat peut vite se retrouver débordé. Il ne suffit plus d’avoir des clients pour faire tourner le cabinet, il faut aussi s’organiser, noter et numériser le plus possible. 

Avant de commencer votre recherche, définir les objectifs du cabinet est la première étape. Attention, essayez de les limiter pour qu’ils soient atteignables et réalisables. Ils peuvent être de toute sorte :

  • Organisation maitrisée
  • Gain de temps
  • Plus de sécurité
  • Facturation rapide
  • Mesure plus efficace des performances du cabinet
  • Gestion des dossiers en temps réel
  • Mobilité de votre espace de travail
  • Digitalisation totale du cabinet

Une fois les objectifs fixés, il est essentiel de les noter afin de s’y référer au moment du choix des fonctionnalités de l’ERP.  

 

Déterminer comment bien choisir le logiciel de votre cabinet d’avocats à travers le choix des fonctionnalités 

 

Actuellement, il existe un nombre important de fonctionnalités et de modules possibles à intégrer dans votre ERP. Pour vous permettre de les cibler au mieux, n’oubliez pas de les prioriser en fonction des objectifs préalablement soulevés.

Si vous considérez que votre objectif est un gain de temps, il faut donc vous focaliser sur ces fonctionnalités :

  • Convergence des systèmes d’information pour réunir en un seul outil tous les besoins de votre cabinet, que ce soit la gestion des dossiers, la facturation, les RH, la relation clients… 
  • Gestion documentaire pratique : travailler à plusieurs sur le document, le partager en toute sécurité et faciliter la production documentaire- Traçabilité grâce à la centralisation des mails, fax et messages avec enregistrement automatique de chacun de vos échanges pour garantir un réel suivi
  • Création de modèles de documents courants (mails, factures…)
  • Connexion à E-barreau tout en restant sur le logiciel
  • Espace clients mis à disposition via un extranet avec accès aux rendez-vous et factures

La mobilité de l’espace de travail peut aussi être votre objectif principal, dans ce cas, concentrez votre attention sur ces points :

  • Stockage cloud sécurisé avec accès illimité au service informatique à travers internet
  • Accessibilité de l’ERP n’importe où, sur n’importe quel support et à n’importe quel moment 
  • Téléphonie accessible via teams en appel audio ou vidéo pour faciliter le travail collaboratif

Dans le même temps, s’il est essentiel pour vous de mesurer efficacement les performances du cabinet alors ces modules sont importants :

  • Suivi des temps pour mesurer parfaitement chaque action et contrôler réellement la facturation
  • Rapports et outils de pilotage du cabinet grâce à Power BI
  • Modes de facturation adaptés aux pratiques du cabinet
  • Emailing et formulaire de satisfaction à des fins commerciales

Et ainsi de suite… Vous l’avez compris, vos objectifs représenteront donc la base de vos recherches et vous permettront de savoir comment bien choisir le logiciel de son cabinet d’avocats !

Pour en savoir plus sur notre logiciel Diapaz, n’hésitez pas à consulter notre page d’information

Le saviez-vous ? Grâce aux avancées technologiques, de nombreuses fonctionnalités, encore plus intuitives, apparaissent. C’est le cas du workflow, un outil prévu dans Diapaz permettant la mise en place d’un agenda des procédures. Plus besoin de créer des rappels manuellement dans votre calendrier, les différentes étapes seront intégrées automatiquement à votre agenda. Pratique lorsque vous travaillez dans le contentieux !

Une fois que vous avez défini les fonctionnalités dont vous aurez besoin dans votre futur ERP, il faut savoir comment bien sélectionner l’ERP de son cabinet d’avocats en fonction de l’aspect sécurité digitale. 

 

Ne pas oublier l’aspect sécurité digitale de l’ERP 

 

La digitalisation du monde professionnel impose une sécurité toujours plus grande et maîtrisée.

Lorsque vous utilisez un logiciel de cabinet d’avocats, vous transmettez un certain nombre de données, vos données personnelles mais aussi les données de vos clients. Il est d’autant plus important de vérifier la sécurité du logiciel au vu de la nécessité de confidentialité spécifique aux avocats. 

Depuis l’instauration récente du RGPD, toutes les sociétés doivent veiller à la protection des données personnelles. Le respect du règlement est important à la fois pour les entreprises et les individus. Les entreprises courent le risque de payer une amende de dédommagement et les individus peuvent voir leurs données dévoilées publiquement. 

C’est donc dans ce contexte que Diapaz a obtenu la certification : ISO 27018. Cette norme permet de s’assurer de la sécurité des données et de faire concorder cette sécurité avec les objectifs des cabinets ! 

Au-delà du logiciel en lui-même, il est primordial de bien vérifier que votre matériel est protégé face aux cyberattaques. Cela passe principalement par :

  • La mise en place d’un mot de passe solide et différent 
  • L’utilisation d’un antivirus, d’un pare-feu, d’un filtre antispam
  • La sauvegarde sur un service cloud ou des supports externalisés protégés
  • La sécurisation de son poste de travail par le verrouillage dès l’inactivité
  • La mise à jour régulière de ses systèmes

Ces protections sont de bons moyens d’éviter les cyberattaques tristement célèbres dans notre monde actuel. 

Optez donc pour un logiciel qui vous aidera à atteindre les objectifs du cabinet tout en étant à l’abri d’une quelconque attaque.

Vous savez maintenant comment bien choisir le logiciel de votre cabinet d’avocats et êtes fin prêt à gagner en productivité au sein de votre cabinet.